Multitasking

Multitasking es la capacidad de realizar tareas distintas de manera simultánea o en un período corto. Es también un sistema de trabajo que es recurrente tanto en los empleados como en los gestores y directivos, con el fin de sacar más provecho a una jornada laboral.

En principio, el multitasking se definió en el mundo de la informática como la capacidad de un equipo o computadora de realizar más de un proceso a la vez. Claro, si nos referimos a la multitarea o multitasking que desempeña un ser humano, es la capacidad que tiene para realizar varias labores o pendientes al mismo tiempo.

Llevar a cabo dos actividades a la vez no significa que podrás hablar por teléfono y tener una junta, sino que pretende optimizar los tiempos muertos en los que puedes realizar actividades sencillas.

Hoy en día, multitasking es una habilidad deseable que las empresas atribuyen a algunas personas de sus equipos. Sabemos que, si abordamos este tema con el rigor de la ciencia, el cerebro humano no es capaz de sostener un rendimiento del 100% en varias tareas diferenciadas a la vez. Sí, en cambio puede adaptarse rápidamente al contexto en el que estas actividades se enmarcan. De esta manera, una persona puede estar escribiendo un correo electrónico y aparcar esa tarea para pasar a tratar una urgencia.

Las empresas también mencionan esta característica como la capacidad de gestionar varios proyectos simultáneos ejecutando algunas de las etapas del mismo y no solo dirigiéndolo. Es decir, un tipo de “desespecialización” en pos de la rentabilidad y el ahorro de tiempo y recursos.

Las empresas han recurrido cada vez con más frecuencia a los profesionales multitarea, aquellos que son capaces de hacer varias actividades simultáneamente y de forma rápida. Pero eso solo es posible si las tareas no entran en conflicto entre ellas, o si no todas ellas requieren una capacidad de concentración alta, ya que de lo contrario se puede perder en calidad. Y es que lo realmente importante no es hacer varias cosas a la vez, sino hacerlas bien.

Consejos de Multitasking

A continuación te ofrecemos una serie de consejos para evitar las distracciones constantes. Mantener la concentración supone un gran esfuerzo cuando te ves rodeado de pantallas parpadeantes, pero como dice el refrán, “si quieres, puedes”.

1. Crea momentos de desconexión durante el día
Nos organizamos como si realmente fuésemos multitaskers, pero nos vemos constantemente interrumpidos por llamadas telefónicas, correos electrónicos, noticias de última hora y notificaciones de redes sociales y mensajería instantánea. Desde que se generalizó el uso de los smartphones, estas distracciones pueden producirse en cualquier momento y lugar. Atrévete a desconectar y olvídate de todas esas notificaciones que puedan distraerte.

La mejor opción es mantenerse alejado de las pantallas, ya que según un estudio publicado en 2017, consiguen atraernos incluso estando apagadas. ¿Estás leyendo un libro complicado? Entonces guarda el portátil, pon el teléfono en modo avión o escóndelo y, si eres de los más temerarios, apaga el wifi. No estar localizable durante unas horas no debería tener demasiadas consecuencias. Organízate el tiempo decidiendo cuándo navegar por Internet o responder a los mensajes. Regálate estos instantes en momentos específicos del día, por ejemplo al despertarte, después de la pausa para comer, o a primera hora de la tarde.

2. Ordena tu espacio de trabajo
El minimalismo está de moda, y ciertos genios de la informática han insistido mucho en las virtudes del orden. Cabe señalar que la forma en que nuestro espacio de trabajo está organizado puede influir en nuestro estado de ánimo y nuestra productividad. ¿Te sientes desbordado? Entonces deshazte de cualquier cosa que pueda perturbar tu concentración. Retira del escritorio cualquier objeto que pueda distraerte, como un cuaderno abierto, comida o un teléfono móvil. Un escritorio limpio puede ayudarte enormemente a concentrarte en una sola tarea. Aunque seas desordenado por naturaleza, rodearte solo de lo necesario hará que mantengas la concentración en aquello que tengas entre manos.

3. Haz una lista de tareas
Poner por escrito todo lo que tenemos que hacer y luego tacharlo gradualmente nos proporciona una gran satisfacción e incluso tiene beneficios psicológicos. Al ofrecernos una estructura, las listas de tareas reducen la ansiedad y generan una sensación de logro, convirtiéndose en nuestros fieles aliados, tal y como aseguran algunos psicólogos. Un estudio de la Universidad Estatal de Florida sugiere incluso que no escribir los objetivos puede volvernos más distraídos. Aun así, evita escribir cosas que no sean realistas, como “escribir un guion entero”. En ese caso es mejor que dividas la tarea en varios pasos.

4. Usa un temporizador
En los años 80, un investigador italiano estableció un sencillo método basado en la idea de que las pausas regulares promueven la agilidad intelectual. La técnica Pomodoro consiste en concederse cinco minutos de descanso por cada 25 minutos de trabajo. Pon un temporizador para este periodo de tiempo o descarga una aplicación como Flat Tomato para gestionar el trabajo y los tiempos de descanso y dedicarte a una sola tarea hasta que suene la alarma.

5. Haz ejercicios para mejorar tu concentración

Para evitar pasar de una tarea a otra sin siquiera haber terminado la primera, puedes realizar ejercicios para mantener la atención en una sola cosa a la vez. Por ejemplo, intenta mirar fijamente un objeto, examinando cada detalle durante varios minutos. También puedes imaginar un extenso paisaje, pensar detenidamente en un recuerdo o dibujar un retrato mental de un ser querido con la mayor precisión posible. Si no, puedes intentar poner tus sueños por escrito. Si te gustan los números, haz un poco de cálculo mental.

En el siglo XIX, el doctor Roger Vittoz propuso varias técnicas para mantenerse concentrado y tranquilo. He aquí un ejemplo: con el dedo índice, dibuja en el aire el signo del infinito empezando por el centro, y después hazlo con el dedo índice de la otra mano. Vuelve a hacer lo mismo pero con los ojos cerrados. Por último, dibuja el signo mentalmente, sin usar las manos.

6. Tómate el tiempo necesario para centrarte en el presente
Lee de forma consciente, camina lentamente, dedica media hora para desayunar y usa los cincos sentidos mientras lo haces. Concéntrate en el sabor del café o en el calor del agua de la ducha. Estar receptivo a las sensaciones, como sentir el sol sobre la piel, entrena la mente para ser más consciente del momento presente.

7. Respira con el vientre y despeja la mente
Si tiendes a hacer varias cosas a la vez, quizá sea porque te cuesta concentrarte. La meditación y los ejercicios de respiración son métodos rápidos y sencillos que pueden ayudarte a mejorar tu rendimiento mental y a reducir los pensamientos dispersos. De hecho, un estudio sobre neurociencia publicado en la revista Psychophysiology ha establecido un vínculo directo entre las técnicas de respiración que se emplean en yoga y en meditación y la liberación de norepinefrina, la hormona de la concentración.

Ventajas y desventajas de Multitasking

Para llevar a cabo de manera eficiente el hecho de ser multitasking es de gran ayuda que existan unas pautas para los procesos y se definan las tareas y las metas alcanzables de cada etapa.

Ser multitasking está relacionado con la rapidez y el ritmo acelerado de nuestra sociedad. Los avances en tecnología sobrevienen a una velocidad de vértigo y la capacidad multitarea es una respuesta de adaptación a ello. No todos estamos preparados para ser multitasking pero comporta ventajas competitivas, así como peligros para lo que habrá que considerar establecer medidas.

Ventajas

No hay duda que el multitasking puede ser muy beneficioso para las empresas, pero las personas deben tener las habilidades necesarias para lograr que sea posible. Si se logra trabajar con eficacia con la multitarea, las ventajas para la compañía pueden ser muchas:

Ahorrar tiempo:
El multitasking permite ganar en rapidez y en eficacia al realizar los trabajos, y eso se traduce en un aumento del rendimiento. Es, pues, una buena forma para realizar una gran cantidad de trabajo en menos tiempo.

Incremento de la productividad:
Si la multitarea se ejecuta de forma correcta se podrán asumir grandes volúmenes de trabajo y no perder en calidad. Las personas que son capaces de ejecutar eficazmente el multitasking pueden llegar a ser muy productivas, lo que será muy beneficioso para las empresas.

Asumir más responsabilidades:
Al poder hacer varias cosas a la vez, el multitasking permite que el empleado asuma más responsabilidades y las consiga desarrollar con buenos resultados.

Capacidad de reacción:
Al estar acostumbrados a realizar varias cosas a la vez, las personas multitarea adquiere una mayor capacidad de reacción cuando aparecen nuevos trabajos complejos.

Calidad de trabajo en cualquier circunstancia:
Una persona multitasking se puede concentrar en múltiples tareas a la vez, y será capaz, por lo tanto, de desarrollar un trabajo de calidad tanto en espacios de trabajo sencillos como en entornos más complejos que presentan más distracciones.

Desventajas

Es evidente que si se ejecuta bien, el multitasking tiene muchos beneficios, pero por otro lado, si no se realiza de forma correcta también se pueden generar algunos inconvenientes que acaben afectando negativamente a los trabajadores.

Hay que intentar buscar, pues, un equilibrio que permita sacar el máximo rendimiento a la multitarea sin que empiecen a aparecer los inconvenientes:

Menor rendimiento:
Al hacer varias tareas a la vez se tiene que dividir la atención, y eso puede acabar traduciéndose en que haya un descenso del rendimiento en el trabajo o una mayor pérdida de tiempo.

Pérdida de calidad:
Al no centrarse en una tarea concreta, el trabajo multitarea tiene el riesgo de sacrificar la calidad por la cantidad, y que en ocasiones haya incluso que rehacer algunas tareas.

Estrés:
El estrés es uno de los grandes riesgos del multitasking. Al hacer varias tareas a la vez es posible que no se consigan completar todas, y esto puede acabar provocando estrés en los trabajadores que no llegan a los resultados esperados. Hay que intentar, por lo tanto, que la multitarea no llegue al extremo de generar estrés, porque está probado que tener trabajadores felices es más rentable.

Menor eficacia:
Una de las mayores dificultades es conseguir mantener la eficacia cuando se realizan muchas tareas a la vez. Es muy habitual que un exceso de trabajos a la vez haga perder productividad ya que no se consigue discernir qué tareas son realmente importantes, la urgencia de cada una o si alguna de ellas es prescindible.

Mayor riesgo de errores:
Al no centrarse en una única tarea y tener que prestar atención a muchas cosas, existe el riesgo de una pérdida de concentración y un aumento de la frecuencia de los errores y los descuidos.

Pérdida de memoria:
Hay investigaciones que muestran que la multitarea mal gestionada puede acabar derivando en una pérdida de la capacidad de memoria, y en última instancia perjudicar la salud de los empleados.

Así pues, pese a que bien planteado puede reportar muchos beneficios en la productividad de la empresa, no se puede olvidar que se necesitan unas habilidades muy concretas y no todo el mundo puede ser multitarea.

Por eso es importante ser conscientes que, dependiendo de las actividades a realizar, en ocasiones es preferible centrarse en una tarea concreta y realizarla con la máxima concentración para no perder calidad.

Y es que el multitasking puede crear empleados rápidos y eficientes, pero mal ejecutado puede llevar a una pérdida de rendimiento y al aumento de errores.

Fuente:
Sodexo, servicio de calidad de vida.
Welcome to the jungle.
Universia.
Apd.

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